نقش و جایگاه «روابط عمومی» در سازمانها
- شناسه خبر: 23312
- تاریخ و زمان ارسال: 8 آبان 1402 ساعت 08:00
- بازدید :
تهیه و تنظیم: ستاره افشار مسئول روابط عمومی شهرسازی منطقه سه شهرداری قزوین
مقدمه
دوران معاصر را دوران اطلاعات و ارتباطات نامیدهاند. در شرکتها، سازمانها و ادارات دولتی و خصوصی، داشتن اطلاعات موثق، دقیق و به موقع با توجه به هدف و ساختار یک مجموعه، بزرگترین سرمایه به شمار میآید و حیات آن مجموعه به داشتن یک ارتباط دوسویه درونسازمانی و برونسازمانی و انجام تبلیغات و کسب اطلاعات بهروز و مفید وابسته است. اینجاست که لزوم وجود روابط عمومی کارآمد در سازمانها نمایان میشود. روابط عمومی به عنوان پل ارتباطی میان سازمان و مخاطبان آن، در این جاده دوطرفه قادر است سیاستها، برنامهها و عملکردهای سازمان را به مخاطبان از یکسو و نیازها، خواستها، دیدگاهها و نظرات مخاطبان را به سازمان از سوی دیگر منتقل کند. هر چه این شبکه توزیع و تقاضا، برنامهریزیشدهتر و منسجمتر رفتار کند سازمان و مخاطبان آن ضمن رضایتمندی از وضعیت ارتباط، در جایگاه خود ارتقاء مییابند. امروزه مرزهای ارتباطات شکسته شده و انسان به دنبال کشف راهکارهای مطلوب زیستن و نگرش جامع است و آموزههای علمی ما را به کنکاش و توجه درباره وضعیت چگونگی تعامل و برخورد نمودن با مسائل رهنمون میسازد. بدون تردید، یک سازمان و یا یک اداره نمیتواند خود را جزیرهای بدون ارتباط با دیگران فرض نماید و از فناوری و آوردههای آن بینیاز و بیگانه باشد. روابط عمومی با تکیه بر محور تفکرمداری، مشارکتمداری و اطلاعمداری میتواند در راستای کمک به اثربخشی سازمان موثر باشد و با نواندیشی و نوگرایی، ابتکار و خلاقیت مستمر عجین شود و خود را با تحولات و پاسخگویی مرتب به افکار عمومی منطبق و هماهنگ سازد.
تعریف روابط عمومی
اصطلاح روابط عمومی و ساختار آن به جوامع نوین تعلق دارد. روابط عمومی، ترجمه واژه انگلیسی Public Relations برای نخستین بار در سال 1897 میلادی در کشور آمریکا در اتحادیه راهآهن به کار برده شد. روابط عمومی در ایران هماکنون نزدیک به 80 سال قدمت دارد و نخستین روابط عمومی در سال 1327 شمسی از طرف شرکت نفت در ایران به وجود آمد. روابط عمومی در روند پیدایش و رشد سازمانهای نوین برای تسهیل ارتباط میان سازمان با محیط درونی و بیرونی، مخاطبان، گروههای تاثیرگذار و تاثیرپذیر از سازمان، افکار عمومی، رسانهها و سازمانهای دیگر ایجاد شده است. روابط عمومیها پل ارتباطی بین دستگاههای اجرایی و مردم هستند. رکس هارلو از پیشگامان روابط عمومی در جهان میگوید: «روابط عمومی دانشی است که به وسیله آن سازمانها آگاهانه میکوشند تا بر اساس مسئولیت اجتماعی خویش عمل کنند و بتوانند تفاهم و پشتیبانی کسانی را که برای توسعه اهمیت دارند، به دست آورند.» انجمن روابط عمومی آلمان در این باره میگوید: «روابط عمومی، تلاش آگاهانه و قانونی به منظور تفاهم و استقرار اعتماد و شناخت متقابل با عموم، بر اساس تحقیق علمی و عملی صحیح و مستمر، میسر است.» انجمن جهانی روابط عمومی نیز در تعریف آن گفته است: «روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان است و عملی ممتد، مداوم و طرحریزیشده است که از طریق آن افراد و سازمانها میکوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی که با آنها سروکار دارند را به دست آورند».
وظایف روابط عمومی
روابط عمومی، نقشی بسیار موثر در بهبود وضعیت سازمانها و ایجاد تعامل درونسازمانی و برونسازمانی دارد. شرح وظایف روابط عمومی بر اساس آییننامه نحوه فعالیت و اختیارات روابط عمومی و اطلاعرسانی دستگاههای اجرایی (مصوبه هیات دولت) شامل اجرای سیاستهای اطلاعرسانی، همکاری با رسانههای جمعی، پاسخگویی به شبهات و ابهامها، تهیه و اجرای طرحهای تبلیغاتی سازمان، اجرای مناسب مراسم و مناسبتها، نظارت بر انتشارات و نشریات دستگاه، مدیریت پایگاههای اطلاعرسانی الکترونیک، افکارسنجی عمومی دستگاهی میباشد.
روابط عمومی موفق برای رسیدن به اهداف سازمانی، باید دارای برنامه، هدف و نظم باشد تا بتواند در راستای انجام وظایف، موفق عمل نماید.
1ـ معرفی و شناساندن نقاط مثبت محصولات و یا خدمات یک سازمان یکی از ابتداییترین وظایف روابط عمومی، بررسی اقدامات و فعالیتهای مثبت یک سازمان و معرفی آنها از طریق رسانههای مختلف به عموم است.
روابط عمومی یک سازمان به صورت حضوری فقط میتواند به تعداد محدودی از افراد، اقدامات خود را معرفی نماید. اما استفاده از تبلیغات و معرفی در رسانههای عمومی، میتواند در شناساندن محصولات و یا خدمات، بسیار گستردهتر اقدام نمایند.
2ـ پاسخگویی صادقانه و شفاف به رسانهها و سازمانهای دیگر یکی دیگر از وظایف روابط عمومی، پاسخگویی به شایعات و شبهات مطرح شده در رسانهها است. در صورتی که در رسانهها مطالبی مطرح شده باشد که سازمان آن را کذب میداند و یا ممکن است موجب شبهاتی در عموم گردد، مدیر روابط عمومی وظیفه دارد که، طی صحبت با رسانه مورد نظر، این شبهات را بر طرف نماید.
3ـ به وجود آوردن تفاهم و بر طرف نمودن سوءتفاهمها ایجاد تفاهم و برطرف نمودن سوءتفاهمها یکی دیگر از وظایف مهم این شغل میباشد. افرادی که در سازمانهای مختلف مشغول به فعالیت هستند و یا حتی کسانی که با سازمانها در ارتباط هستند. ممکن است دچار برداشتهای اشتباهی از فعالیتهای مختلف شوند. در چنین مواقعی وظیفه روابط عمومی، برطرف نمودن برداشت اشتباه آنها و رفع سوءتفاهمها میباشد. پاسخها باید به گونهای باشد که از ایجاد سوءتفاهمهای جدید جلوگیری نماید.
4ـ ایجاد هماهنگی و نظم در فعالیتهای درون سازمانی ایجاد هماهنگی درون یک سازمان از جمله وظایف روابط عمومی میباشد. در صورت عدم نظم در همکاری و فعالیتهای یک سازمان، کیفیت خدمات و یا محصولات نهایی سازمان به شدت کاهش مییابد. بنابراین هماهنگی میان فعالیتهای درونی یک سازمان از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
5ـ بررسی بازخورد فعالیتهای سازمان در جامعه از دیگر وظایف روابط عمومی، بررسی واکنشهای عمومی به فعالیتهای یک سازمان است. تحقیق و بررسی روی واکنش مردم و جامعه نسبت به فعالیتهای یک سازمان، در تعیین موفقیت و کیفیت فعالیتهای یک سازمان بسیار موثر است. زیرا این کار موجب تقویت مهارتهای مختلف در کارمندان یک سازمان میشود و میتواند در افزایش میزان موفقیت آن، بسیار موثر واقع شود.
به طور کلی بررسی بازخوردهای یک جامعه نسبت به فعالیتهای یک سازمان، موجب پی بردن به نقاط ضعف و قوت یک سازمان میشود.
6ـ جلب رضایت مشتریان و تمامی افرادی که با سازمان در ارتباطند یکی دیگر از کارهایی که واحد روابط عمومی در جهت موفقیت سازمان بایستی انجام دهد، توجه به خواستهها و نظرات اطرافیان سازمان است. از آنجایی که مهمترین رکن برای موفقیت یک سازمان، این است که کارمندان به درستی وظایف خود را انجام دهند. در صورتی که به نیاز و خواستههای آنها اهمیتی داده نشود، ممکن است در کار آنها خللی ایجاد شود. همچنین شناختن نیاز بهتر مشتریان در ارائه خدمات با کیفیت بسیار موثر است.
روابط عمومی باید این توانایی را داشته باشد تا بتواند با ارتباط بهینه با کارکنان، خواستههای و نیازهای آنها را شناسایی کرده و بتواند در برطرف کردن آنها اقدامهای لازم را انجام دهد.
7ـ آمادهسازی عموم برای اجرای برنامههای سازمان از مهمترین وظایف روابط عمومی میتوان به شناخت نیاز جامعه اشاره نمود. به همین منظور اگر قرار است که سازمان برنامههایی را اجرایی نماید، بهتر است در ابتدا نیازهای عموم را شناسایی نماید و با توجه به آن، برنامههای خود را برای عموم معرفی نموده و اجرایی نماید.
8ـ جلب رضایت سازمانهایی که نیاز است با آنها همکاری نمایند همکاری از مهمترین فاکتورهای موفقیت می باشد. به همین دلیل روابط عمومی یک سازمان، باید به فکر ایجاد همکاری و جلب رضایت سازمانهایی باشد که قرار است با آنها همکاری داشته باشند.
در پایان باید گفت که روابط عمومیها چشم و گوش و آیینه تمامنما و بخش بسیار حیاتی هر سازمان و اداره هستند و با ایفای کارکردهای اطلاعرسانی و اطلاعیابی، ایجاد و حفظ ارتباطات دوسویه و تفاهم متقابل بین سازمان و مخاطبان و جلب اعتماد و مشارکت مخاطبان به سازمان و نزدیک کردن اقدامات و نگرشهای سازمان با مخاطبان، در پویایی، رشد و توسعه و اعتلای سازمانها برای رسیدن به اهداف و استراتژیهایشان نقش تعیینکنندهای دارند.