هوش مصنوعی در خدمات اداری و سازمانی
- شناسه خبر: 89738
- تاریخ و زمان ارسال: 1 شهریور 1405 ساعت 07:30
- بازدید :
دکتر اباذر کریمی پنابندانی ـ عضو آکادمی علوم اروپا و متخصص هوش مصنوعی
بخش قابل توجهی از زمان کارکنان در سازمانها صرف فعالیتهایی میشود که ضروریاند، اما الزاماً به خلاقیت و تصمیمگیری انسانی نیاز ندارند؛ ثبت و جستوجوی اطلاعات، پاسخ به مکاتبات، تهیه گزارش، پیگیری درخواستها، تنظیم جلسات و انجام فرآیندهای تکراری نمونههایی از این فعالیتها هستند.
هوش مصنوعی میتواند این الگو را تغییر دهد. هدف، حذف نیروی انسانی نیست؛ بلکه سپردن کارهای تکراری به ماشین و آزاد کردن زمان کارکنان برای تصمیمگیری، ارتباط با مردم و فعالیتهای با ارزش افزوده بیشتر است.
1ـ مدیریت هوشمند مکاتبات
یکی از کاربردهای عملی هوش مصنوعی، تحلیل نامهها و مکاتبات سازمانی است. سامانه هوشمند میتواند موضوع نامه را تشخیص دهد، آن را دستهبندی کند، واحد مرتبط را پیشنهاد دهد، فوریت آن را مشخص و حتی پیشنویس پاسخ را برای بررسی کارشناس آماده سازد.
در سازمانهای بزرگ، این قابلیت میتواند سرعت گردش مکاتبات را افزایش داده و احتمال گمشدن یا تأخیر در رسیدگی به درخواستها را کاهش دهد.
2ـ دستیار هوشمند کارکنان
تصور کنید هر کارمند یک دستیار هوشمند سازمانی داشته باشد که بتواند آییننامهها، دستورالعملها، بخشنامهها و اسناد داخلی سازمان را جستوجو کند و در چند ثانیه پاسخ یک سؤال اداری را پیدا کند.
در چنین شرایطی، به جای جستوجوی دستی میان صدها صفحه سند، کارمند میتواند سوال خود را به زبان طبیعی مطرح کند و پاسخ مرتبط را همراه با منبع دریافت نماید.
3ـ هوشمندسازی جلسات
هوش مصنوعی میتواند صدای جلسات را به متن تبدیل کند، موضوعات اصلی را استخراج کند، صورتجلسه اولیه تهیه کند و مسئول هر اقدام و مهلت انجام آن را مشخص سازد.
مهمتر اینکه در آینده، سازمانها میتوانند از هوش مصنوعی برای پیگیری خودکار مصوبات استفاده کنند؛ یعنی سامانه مشخص کند کدام مصوبه انجام شده، کدام مورد عقب افتاده و چه اقدامی هنوز نیازمند پیگیری است.
4ـ پاسخگویی هوشمند به مردم و مشتریان
بسیاری از مراجعات سازمانی مربوط به پرسشهای تکراری است؛ از شرایط دریافت یک خدمت گرفته تا وضعیت یک درخواست.
دستیارهای هوشمند متنی و صوتی میتوانند بهصورت شبانهروزی پاسخگوی بخش بزرگی از این درخواستها باشند و در موارد پیچیده، مراجعهکننده را به کارشناس مناسب هدایت کنند.
5ـ تحلیل مدیریتی و تصمیمسازی
یکی از مهمترین ظرفیتهای هوش مصنوعی زمانی آشکار میشود که دادههای پراکنده سازمان به اطلاعات قابل استفاده برای مدیر تبدیل شوند.
مدیر میتواند به جای دریافت دهها گزارش، از سامانه بپرسد: «مهمترین مشکلات این ماه چه بوده؟»، «کدام واحد بیشترین تاخیر را داشته است؟» یا «چه موضوعی بیشترین شکایت را ایجاد کرده است؟»
هوش مصنوعی میتواند دادهها را تحلیل و الگوهایی را آشکار کند که مشاهده آنها در گزارشهای سنتی دشوار است.
6ـ کشف گلوگاههای اداری
هوش مصنوعی همچنین میتواند مسیر انجام فرآیندها را بررسی کند و نشان دهد کدام مراحل بیشترین زمان را میگیرند، درخواستها معمولا در کدام نقطه متوقف میشوند و چه فرآیندهایی قابلیت سادهسازی یا خودکارسازی دارند.
این موضوع بهویژه در دستگاههای بزرگ دولتی و سازمانهایی با حجم بالای خدمات میتواند به کاهش بروکراسی کمک کند.
*یک نکته مهم
هوشمندسازی سازمان صرفا به معنای خرید یک چتبات یا استفاده از چند ابزار هوش مصنوعی نیست.
اگر فرآیندهای سازمان نامناسب باشند، دادهها کیفیت کافی نداشته باشند و دسترسی به اطلاعات بهدرستی مدیریت نشود، اضافه کردن هوش مصنوعی لزوما سازمان را هوشمند نمیکند.
بنابراین پیش از هوشمندسازی باید سه موضوع جدی گرفته شود: اصلاح فرآیندها، ساماندهی دادهها و تعریف دقیق سطح دسترسی و مسئولیت انسانی.
در آینده، سازمان موفق الزاما سازمانی با نیروی انسانی کمتر نخواهد بود؛ بلکه سازمانی خواهد بود که انسان را از انجام کارهای تکراری آزاد کند و از هوش مصنوعی برای افزایش سرعت، دقت و کیفیت تصمیمگیری استفاده کند.
موضوع هفته آینده مغز دیجیتال: کاربرد هوش مصنوعی در نظام آموزش و پرورش استثنایی
