نحوه بهبود ارتباطات در محیط کار

تهیه وتنظیم: شیوا جبارزاده

مقدمه:

امروزه در دنیایی زندگی می‌کنیم که ناگزیر به ارتباط و گفت‌وگو با سایر افراد هستیم؛ بشر موجودی معاشرتی است و باید با اطرافیان خودش در ارتباط باشد و ارتباط در محیط کار نیز از این اصل جدا نیست و فردی که با همکارانش رابطه‌ای قوی و گسترده برقرار کرده، بهتر می‌تواند در مسیر رشد و ارتقاء حرکت کند و وظایف خود را به نحوی مطلوب به انجام برساند. اگر ارتباطات و تعاملات به طور کارآمد و موثر شکل بگیرد، باعث افزایش همکاری در انجام وظایف محول شده می‌شود و افراد بهتر می‌توانند گام‌های لازم را برای رسیدن به اهداف خود بردارند.

نکات مهم برای بهبود ارتباطات در محیط کار:

ـ ثابت قدم و قابل اعتماد باشید

قابل اعتماد باشید و سپس اعتمادسازی کنید تا هر دو بتوانید با رضایت متقابل کار خود را تکمیل کنید. شفافیت، تمایل به اشتراک‌گذاری و اعتبار از اصلی‌ترین مولفه‌هایی هستند که می‌توانند به شما در ایجاد اعتماد کمک کنند. اجازه بدهید همکارتان به شما اعتماد کند و درد دلش را به شما بگوید. افراد قابل اعتماد، همکاران ایده‌آل هستند. آنها همیشه بدون توجه به برد و باخت، با دیگران همکاری می‌کنند و آنها را تنها نمی‌گذارند. گوش دادن فعال را به عنوان یک مهارت برای بهبود رابطه با همکاران تمرین کنید. به یاد داشته باشید اعتماد یک احساس صریح و صادقانه است که منجر به کارآیی و بهره‌وری بهتر در محیط کار می‌شود.

ـ ارتباطات با ارزش برقرار کنید

اگر همکار شما کاری دارد که از دست شما برمی‌آید، برایش انجام دهید و یا اگر کسی را می‌شناسید که می‌تواند به او کمک کند، به همکارتان کمک کنید تا با آن شخص ارتباط برقرار کند. سعی کنید بین افراد ارتباط موثر ایجاد کنید. به قولی، دو شبکه ارتباطی همیشه بهتر از یک شبکه عمل می‌کنند. رابطه با همکار باعث شبکه‌سازی می‌شود.

ـ از شایعات دوری کنید

برای جلوگیری از شایعه‌پراکنی و انتشار اطلاعات نادرست، به چیزهایی که با همکارانتان به اشتراک می‌گذارید دقت کنید. سعی کنید بین بخش‌های شخصی و حرفه‌ای زندگی‌تان حد و مرزهایی ایجاد کنید. می‌توانید زمان گفت‌وگویتان را به صحبت درباره موضوعات کاری مهم اختصاص دهید و این روش می‌تواند به شما کمک کند بدون شایعه‌سازی در مکالمه‌های معمولی شرکت کنید. پس سعی کنید از غیبت کردن و شایعه پراکنی دوری کنید. غیبت کردن نه تنها موقعیت شما را به خطر می‌اندازد بلکه یک کار غیرحرفه‌ای محسوب می‌شود.

ـ از اعضای تیم و همکاران خود حمایت کنید

یکی از بهترین راه‌های برقراری روابط کاری پشتیبانی از همکاران است؛ به عنوان مثال، اگر مدیر هستید سعی کنید کارکنان را به بهترین شکل ممکن راهنمایی کنید و به آن‌ها آموزش دهید. همیشه از همکاران خود تعریف کنید و بر دستاوردهای آن‌ها تمرکر کنید، نه بر شکست‌هایشان. با انجام این کار به ایجاد فرهنگ حمایت متقابل حسن‌نیت در محل کار کمک می‌کنید و احترام و حمایت همکاران خود را نیز کسب خواهید کرد.

ـ مثبت بمانید و بازخورد مثبت داشته باشید

کارکنان عاشق این هستند که بدانند آیا کاری را خوب انجام داده‌اند یا نه. پس معطل نکنید و وقتی می‌بینید همکارتان کاری را خوب انجام داده، به او بازخورد مثبت بدهید و از کارش تعریف کنید.

ـ قدرشناسی  و احترامتان را به افراد نشان دهید

پایه و اساس روابط موفق «احترام است» است؛ به طور کلی، توجه و مراقبت باعث بهتر شدن فضای کار می‌شود و افراد آن را به خوبی تشخیص می‌دهند و قدردانی نیز می‌کنند. سعی کنید با تمام افراد تیمتان مدارا و همدلی داشته باشید و با تایید و تحسین مشارکت‌های آن‌ها، یک محیط انگیزشی فراهم کنید.

ـ از قوانین سازمان آگاه باشید

دانستن قوانین مربوط به روابط‌کاری بسیار مهم است. این مرزها و قوانین، بسته به فرهنگ سازمانی ادارات و شرکت‌ها متفاوت هستند همیشه به یاد داشته باشید که روابط‌کاری با روابط شخصی متفاوت است اگر قوانین اداری را به خوبی نمی‌دانید، به طور حرفه‌ای رفتار کنید و از بخش منابع انسانی، مدیر یا همکار مورد اعتماد خود سوال کنید.

ـ عادات آزاردهنده را ترک کنید

نظرسنجی‌ها نشان می‌دهد که نزدیک به 29 درصد افرادی اظهار داشتند، تاخیرداشتن همیشگی همکاران برایشان کلافه‌کننده است. 20درصد افراد از کم‌کاری همکارانشان رضایت ندارند و 21 درصد آنها با کسانی مشکل دارند که با تلفن با صدای بلند صحبت می‌کنند. در نتیجه بهتر است که با دیگران با ملاحظه رفتار کنید. به حقوق دیگران احترام بگذارید، سروصدا ایجاد نکنید و همه چیز را مرتب و منظم تحویل دهید.

ـ کارهای خود را به موقع و به بهترین نحو ارائه دهید

زمانی که کارمند یک اداره هستید، کارهایی که انجام می‌دهید به طور مستقیم بر عملکرد همکارانتان تاثیر می‌گذارند. اگر می‌خواهید روابط کاری مثبتی را برقرار کنید، باید کارهای خود را به موقع تحویل دهید. این نشان می‌دهد که شما در کارتان حرفه‌ای هستید، مهارت دارید، به همکاران خود احترام می‌گذارید و هنگام انجام وظایف روزمره، آن‌ها را نیز در نظر می‌گیرید.

در پایان می‌توان گفت یک محیط کار سالم با ارتباطات موثر می‌تواند انگیزه، تولید و هماهنگی در کارکنان را افزایش دهد، در حالی که یک محیط ناامن یا ارتباطات نامناسب باعث کاهش کارآیی، استرس و تنش می‌شود؛ لذا هر چه بیشتر همکاران خود را بشناسید و نحوه رفتار با همکار را بدانید، بهتر می‌توانید با آن‌ها همکاری کنید. بهتر است به پیام‌هایتان‌ زود پاسخ دهید. برای وقت دیگران احترام قائل شوید. شنونده خوبی برای همکارانتان باشید تا بتوانید اعتماد آن‌ها را جلب کرده و روابط خوبی با همکاران ایجاد کنید تا محیط کاری سالمی داشته باشید.