مایکروسافت تیمز؛ جانشین قدرتمند اسکایپ و انقلاب در ارتباطات سازمانی

آرزو سلخوری

در دنیای امروز، ارتباطات دیجیتال و همکاری آنلاین نقش کلیدی در پیشرفت کسب وکارها، دانشگاه‌ها و سازمان‌ها ایفا می‌کند؛ مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) یکی از قدرتمندترین ابزارهای موجود برای مدیریت جلسات، چت گروهی، تماس‌های ویدیویی و همکاری روی اسناد است؛  اما این ابزار چگونه جایگزین Skype for Business می‌شود و چه ویژگی‌هایی آن را به یکی از محبوب‌ترین پلتفرم‌های همکاری در جهان تبدیل کرده است؟

در دنیای ارتباطات دیجیتال، تغییر و تحول همیشه اجتناب‌ناپذیر بوده است، یکی از مهم‌ترین تغییرات دهه اخیر، کنار رفتن Skype for Business و جایگزین شدن آن با Microsoft Teams بود. اما چرا مایکروسافت تصمیم گرفت اسکایپ را کنار بگذارد؟ و تیمز چه تفاوتی با آن دارد که توانست تبدیل به انتخاب اصلی سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ شود؟

تیمز چیست؟

مایکروسافت تیمز یک پلتفرم ارتباطی و همکاری تیمی است که توسط مایکروسافت توسعه یافته و بخشی از مجموعه Microsoft 365 محسوب می‌شود؛ این ابزار امکان چت متنی، تماس صوتی و تصویری، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، مدیریت پروژه‌ها و یکپارچگی با سایر ابزارهای مایکروسافت را فراهم می‌کند. تیمز برای استفاده در محیط‌های کاری، آموزشی و سازمانی طراحی شده و در بسیاری از شرکت‌ها و مدارس به عنوان پلتفرم اصلی ارتباطات استفاده می‌شود.

مایکروسافت تیمز در سال ۲۰۱۷ معرفی شد. این پلتفرم ابتدا برای کسب‌وکارها و سازمان‌های بزرگ طراحی شد اما خیلی زود محبوبیت پیدا کرد و به یکی از ابزارهای اصلی در مدارس، دانشگاه‌ها، و حتی کسب‌وکارهای کوچک تبدیل شد. در دوران کرونا و گسترش دورکاری و آموزش آنلاین، تیمز به یکی از پرکاربردترین نرم‌افزارهای جهان بدل شد.

چرا مایکروسافت، اسکایپ را کنار گذاشت؟

اسکایپ سال‌ها یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای تماس ویدیویی بود، اما مشکلات فنی، پشتیبانی ضعیف از ارتباطات گروهی و نبود یکپارچگی با سایر ابزارهای کاری باعث شد که رقبایی مثل زوم (Zoom) و اسلک (Slack) به سرعت جایگاه آن را تهدید کنند.

Skype for Business یکی از ابزارهای محبوب برای ارتباطات سازمانی بود، اما با گذشت زمان، نقاط ضعف آن آشکار شد. محدودیت در جلسات آنلاین، نبود امکانات همکاری تیمی پیشرفته و عدم یکپارچگی با سایر ابزارهای بهره‌وری …

مایکروسافت که از این ضعف‌ها آگاه بود، تصمیم گرفت به جای بهبود اسکایپ، یک پلتفرم کاملا جدید و یکپارچه با سرویس‌های ابری و مجموعه آفیس ایجاد کند. نتیجه این تصمیم، تولد مایکروسافت تیمز بود. برخی از دلایل اصلی کنار گذاشتن اسکایپ و جایگزینی آن با تیمز عبارت بودند از:

1ـ تمرکز بر همکاری سازمانی: اسکایپ بیشتر برای تماس‌های ویدیویی طراحی شده بود، اما تیمز علاوه بر تماس، قابلیت‌های گسترده‌ای برای مدیریت پروژه و همکاری گروهی ارائه می‌دهد.

2ـ یکپارچگی با مایکروسافت 365: تیمز به صورت کامل با ابزارهایی مانند ورد، اکسل، پاورپوینت، شیرپوینت و آوت‌لوک هماهنگ است و کار را برای سازمان‌ها ساده‌تر می‌کند.

3ـ پشتیبانی از جلسات گسترده: برخلاف اسکایپ، تیمز می‌تواند میزبان جلسات آنلاین با صدها شرکت‌کننده باشد و گزینه‌های پیشرفته‌ای مثل اتاق‌های گروهی (Breakout Rooms)  و هوش مصنوعی برای کاهش نویز ارائه دهد.

4ـ امنیت بهتر: تیمز از رمزگذاری سرتاسری و کنترل‌های مدیریتی پیشرفته برای سازمان‌ها استفاده می‌کند، در حالی که اسکایپ از این نظر محدود بود.

5ـ انعطاف‌پذیری بیشتر: تیمز علاوه بر نسخه دسکتاپ و موبایل، نسخه تحت وب هم دارد که بدون نیاز به نصب نرم‌افزار، قابل استفاده است.

امکانات مایکروسافت تیمز

1ـ چت متنی و گروهی پیشرفته امکان چت یک‌به‌یک و گروهی با قابلیت ارسال پیام‌های متنی، صوتی و تصویری پشتیبانی از  GIF، ایموجی و استیکر برای افزایش جذابیت مکالمات قابلیت ویرایش و حذف پیام‌ها پس از ارسال امکان ارسال پیام‌های زمان‌بندی‌شده و پین کردن پیام‌های مهم قابلیت ذکر نام کاربران با @mention و دسته‌بندی مکالمات.

2ـ تماس‌های صوتی و تصویری با کیفیت بالا امکان برقراری تماس‌های صوتی و تصویری فردی و گروهی کیفیت HD برای جلسات ویدیویی قابلیت فعال‌سازی پس‌زمینه مجازی و تار کردن پس‌زمینه برای جلسات رسمی امکان ضبط جلسات و ذخیره آن‌ها در فضای ابری ترجمه و زیرنویس هم‌زمان در هنگام تماس‌های ویدیویی.

3ـ برگزاری جلسات آنلاین و وبینارها امکان برگزاری جلسات با تا ۱۰۰۰ شرکت‌کننده فعال و پخش زنده برای ۱۰ هزار نفر تقسیم‌بندی شرکت‌کنندگان به گروه‌های کوچک (Breakout Rooms) اشتراک‌گذاری صفحه نمایش و ارائه محتوا در طول جلسات کنترل دسترسی کاربران (میزبان می‌تواند میکروفون یا دوربین را غیرفعال کند) امکان دعوت از کاربران خارجی بدون نیاز به حساب کاربری تیمز.

4ـ مدیریت پروژه و همکاری تیمی یکپارچگی کامل با مایکروسافت (Word365، Excel، PowerPoint  و SharePoint)  امکان ویرایش هم‌زمان اسناد توسط اعضای تیم مدیریت وظایف تیمی با استفاده از Microsoft Planner  و To-Do قابلیت ایجاد کانال‌های اختصاصی برای تیم‌های مختلف.

5ـ فضای ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری فایل‌ها ۵ گیگابایت فضای رایگان برای کاربران عادی و تا ۱ ترابایت فضای ابری برای سازمان‌ها امکان آپلود و به اشتراک‌گذاری انواع فایل‌ها امکان دسترسی به فایل‌ها از طریق OneDrive کنترل سطح دسترسی کاربران به فایل‌ها.

6ـ امنیت بالا و مدیریت دسترسی‌ها رمزگذاری سرتاسری (End-to-End Encryption) برای چت‌ها و تماس‌ها امکان فعال‌سازی احراز هویت دو مرحله‌ای (FA2) کنترل‌های مدیریتی پیشرفته برای سازمان‌ها قابلیت ردیابی فعالیت کاربران و ثبت لاگ‌های امنیتی.

8ـ یکپارچگی با سایر ابزارها و افزونه‌ها قابلیت اتصال به بیش از ۷۰۰ برنامه جانبی از جمله Trello، Asana، Salesforce  و GitHub امکان اتصال به ربات‌های هوشمند و ابزارهای اتوماسیون مانند Power Automate پشتیبانی ازAPI های سفارشی برای توسعه ابزارهای اختصاصی.

8ـ نسخه‌های مختلف برای دستگاه‌های گوناگون نسخه دسکتاپ برای ویندوز و مک اپلیکیشن موبایل برای اندروید و IOS نسخه تحت وب برای دسترسی بدون نیاز به نصب نرم‌افزار.

آیا تیمز موفق می‌شود؟

بله! گزارش‌ها نشان می‌دهد که تیمز توانسته است جای خود را در میان سازمان‌های بزرگ باز کند. در سال ۲۰۲۰، این پلتفرم بیش از ۱۱۵ میلیون کاربر فعال روزانه داشت و همچنان به رشد خود ادامه می‌دهد. بسیاری از شرکت‌ها، دانشگاه‌ها و حتی دولت‌ها از تیمز برای ارتباطات داخلی و جلسات آنلاین خود استفاده می‌کنند.

نتیجه‌گیری؛ تیمز، آینده ارتباطات سازمانی

مایکروسافت تیمز نه تنها یک جایگزین برای اسکایپ است، بلکه مفهوم جدیدی از ارتباطات و همکاری دیجیتال را ارائه می‌دهد. امکانات پیشرفته آن در چت، تماس، جلسات آنلاین، مدیریت پروژه و یکپارچگی با سایر ابزارها، این پلتفرم را به انتخاب اول بسیاری از شرکتها، دانشگاه‌ها و مدارس تبدیل کرده است. اگر سازمانی به دنبال افزایش بهره‌وری و بهبود ارتباطات داخلی است، تیمز یکی از بهترین گزینه‌ها برای جایگزینی ابزارهای قدیمی مانند اسکایپ خواهد بود.

اگر اسکایپ نماد ارتباط تصویری فردی در دهه ۲۰۰۰ بود، مایکروسافت تیمز نماد ارتباطات گروهی و سازمانی در دهه ۲۰۲۰ خواهد بود.