جلسات بی‌ثمر اداری!


حسن شکیب‌زاده


یکی از معضلات بزرگ در دوره‌ی کاری استاندار پیشین قزوین، برگزاری جلساتی بود که بعضا تمام زمان کاری و گاهی تمام روز مدیران را اشغال می‌کرد. برگزاری جلسات مختلف و به بهانه‌های گوناگون که معلوم نبود حاصلش چیست و در نهایت کدام مشکل جامعه و بعضا ارباب رجوع را مرتفع می‌سازد.

در نظر بگیرید هر جلسه‌ی دوساعته برای حدود یکصد مدیر استان چقدر امکانات دولت و ملت را تلف می‌کند. جلساتی که مدعوین آن معمولا بایستی از یک ساعت قبلِ جلسه، آماده شوند و حرکت کنند به طرف محل برگزاری آن و پس از آن هم به دلیل خستگی حاصل از جلسه، مراجعه به اداره را منتفی کرده و اگر هم به اداره مراجعه شود؛ توانی برای مدیر باقی نمی‌ماند تا کاری انجام دهد. بنابراین با برگزاری این نوع جلسات ـ بعضا بی‌حاصل ـ نه تنها مشکلی از دوش اداره و مردم برداشته نخواهد شد؛ بلکه باعث افزایش مشکلات جامعه نیز خواهد شد.

البته اینکه جلسات و برگزاری آن در بسیاری از مواقع، لازم و بعضا هم ضروری است؛ شکی وجود ندارد؛ اما برگزاری و اداره کردن جلسه هم قواعد خاص خود را دارد که با رعایت آن می‌توان میزان کارآیی و بهره‌وری جلسات را افزایش داد.

به اعتقاد نگارنده، جلساتی مفید و موثر خواهد بود که کوتاه، تعاملی، پربار و در زمان‌ها و مکان‌های مناسب برگزار شوند و این در حالی است که به نظر می‌رسد جلسات برگزار شده در دوره‌ی گذشته استانداری و البته بسیاری از ادارات دیگر استان، صرفا برای رفع تکلیف و بعضا ارایه گزارش به دستگاه و مقام مافوق بوده است، در حالی که اگر مدیران ما، توانا، مبتکر و کاردان باشند؛ بسیاری از مشکلاتی که در جلسات بیان می‌شود و فاقد بررسی و نتیجه‌ی مناسب است؛ می‌توان در قالب انجام به هنگام امور اداری و پیگیری‌های مربوطه، به سرانجام رساند.

بر اساس تحقیقات به عمل آمده، جلساتی مفید فایده خواهد بود که دارای هدف از پیش تعیین شده باشد. تعداد مدعوینش محدود باشند. راس زمان و ساعت اعلام شده برگزار شود. تلاش شود در جلسات از همه‌ی ایده‌ها و نظرات اعضا استفاده شود و در نهایت اینکه زمان و مکان آن مناسب و جلسات در حداقل زمان برگزار شود تا از حوصله‌ی مخاطبان خارج نباشد. مواردی که متاسفانه در جلسات اداری دستگاه‌های مختلف اداری، توجه کمتری به آن می‌شود.

باید توجه داشت که در برگزاری یک جلسه‌ی دو ساعته برای یکصد مدیر در استان، در واقع دو ساعت که نه، حداقل وقت نیم روز یک مدیر که مسئولیت انجام امور صدها و بلکه هزاران نفر از جامعه‌ی هدف خود را بر عهده دارد؛ تلف خواهد شد که جبران زمان‌های از دست رفته، تحقیقا غیرممکن خواهد بود.


يكشنبه 23 مهر 1396
05:02:15
 
 
Copyright © 2017 velaiatnews.com - All rights reserved
E-mail : info@velaiatnews.com - Power by Ghasedak ICT